Kerstpakketten en de belastingregels in 2022

Als u kerstpakketten voor uw personeel wilt aanschaffen, zijn er een aantal belastingregelingen waar u rekening mee moet houden. Dit zijn de werkkostenregeling en de BTW. Als u de belastingregelingen omtrent kerstpakketten optimaal toepast, kunt u enorm besparen op de kerstgeschenken voor uw personeel. Hier leest u meer over de kerstpakketten belasting en fiscale regels in 2022.

Werkkostenregeling en de vrije ruimte

De werkkostenregeling (WKR) verdient in het bijzonder aandacht. U profiteert door deze fiscale regeling van belastingvoordeel op de aanschaf van uw kerstpakketten. Met de werkkostenregeling kunt u een deel van het totaal fiscaal loon belastingvrij uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen, waaronder het kerstpakket. Dit belastingvrije deel heet de vrije ruimte.

Vergoedingen en verstrekkingen worden binnen de WKR gezien als loon. Het kan gaan om loon in geld, bijvoorbeeld een vergoeding voor een maaltijd, of loon in natura, bijvoorbeeld een kerstpakket. Binnen de vrije ruimte hoeft er over deze vergoedingen en verstrekkingen geen loonbelasting betaald te worden.

Hoe werkt de regeling?

Kerstpakketten zijn een stuk voordeliger wanneer deze binnen de vrije ruimte vallen. De vrije ruimte is het bedrag binnen de werkkostenregeling dat u elk jaar belastingvrij mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Over het bedrag binnen de vrije ruimte betaalt u dus geen loonbelasting. Alles wat u uitgeeft boven de vrije ruimte wordt belast met een loonheffing van 80%

De vrije ruimte bedraagt in 2022 1,7% van de totale loonsom over de eerste €400.000. Boven de €400.000 geldt een vrije ruimte van 1,18%.

Om de kerstpakketten voordelig in te kopen, is het belangrijk dat u elk jaar binnen de vrije ruimte blijft. Boven de vrije ruimte is de loonbelasting in de vorm van een eindheffing namelijk hoog. Bovendien is het belangrijk om op de secundaire arbeidsvoorwaarden te letten. Een fiets van de zaak, maaltijden, bedrijfsfeesten en bedrijfsfitness kunnen namelijk ook ten koste gaan van de vrije ruimte.

Voordelen van de WKR

De WKR stelt werkgevers in staat om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij beschikbaar te maken voor de werknemer. De werkkostenregeling maakt het dus voordeliger voor werkgevers om een kerstpakket te schenken aan het personeel. Daarnaast zijn er nog een aantal voordelen aan het gebruik maken van de WKR:

Er zit ten eerste een groot administratief voordeel aan de WKR. Het is eenvoudig om de vrije ruimte per jaar uit te rekenen, omdat de vrije ruimte geldt over de totale loonsom. U hoeft dus niet de uitgaven per werknemer uit te rekenen. Elk bedrijf heeft één overzichtelijke vrije ruimte per jaar voor alle werknemers.

Bovendien heeft de werkkostenregeling 29 verschillende regels omtrent vergoedingen en verstrekkingen vervangen. De belastingregels en fiscale regelingen met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen, zoals kerstpakketten, zijn met de komst van de WKR dus ook een stuk simpeler geworden om te begrijpen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon worden gerekend en onbelast zijn, vallen onder de WKR./p>

Welke vergoedingen mogen in de vrije ruimte ondergebracht worden?

Een groot aantal secundaire arbeidsvoorwaarden behoren tot de werkkostenregeling. U kunt dus niet enkel kerstpakketten, maar ook uitjes, etentjes, andere geschenken, reiskosten, verhuiskosten en nog veel meer aftrekken van de vrije ruimte. Het is daardoor belangrijk dat u goed let op het budget voor de vrije ruimte, zodat u niet boven het maximale bedrag uitkomt.

Gebruikelijkheidstoets

Ook moet u erop letten dat de kosten die u aftrekt van de vrije ruimte redelijk zijn. Uw belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen binnen de WKR worden namelijk getoetst aan de hand van de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets meet of de kosten voor vergoedingen en verstrekkingen gebruikelijk zijn voor uw branche of voor de bepaalde producten of diensten. Kosten die met meer dan 30% afwijken van de kosten die gebruikelijk zijn, worden gezien als oneigenlijk of buitensporig.

Wanneer de kosten boven die 30% uitkomen, moet u over het resterende bedrag loonbelasting betalen. Over het algemeen kan dit in twee gevallen voorkomen:

1. De kosten zijn hoger dan gebruikelijk is. Stel bijvoorbeeld dat u een kerstpakket aanschaft van €700, maar de gebruikelijke kosten voor een kerstpakket binnen uw industrie €450 bedraagt. U mag dan €450 + 30% = €585 aftrekken van de vrije ruimte. Hier betaalt u geen loonbelasting over. Over de overige €700 - €585 = €115 betaalt u wel loonbelasting.
2. De kosten zijn oneigenlijk. Stel dat u uzelf een groot aantal aandelen geeft als vergoeding, met een waarde van €150.000. Dit zal gezien worden als een buitensporige vergoeding en daarom niet afgetrokken mogen worden van de vrije ruimte.

De belastingdienst heeft aangegeven een bedrag van maximaal €2.400 in alle redelijkheid per persoon per jaar te beschouwen als gebruikelijk. Voor dit maximale bedrag geldt niet de afwijking van 30%.

Vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte

Er behoren een groot aantal vergoedingen en verstrekkingen tot de werkkostenregeling. Er zijn echter andere vergoedingen die onbelast verstrekt mogen worden én die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Deze vergoedingen zijn op te delen in drie categorieën.

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen waar onder bepaalde voorwaarden geen belasting over betaald hoeft te worden. Deze vergoedingen gaan niet af van de vrije ruimte. Hier vallen onder meer maaltijden bij overwerken, reiskosten, verhuiskosten vanwege het werk, verblijfskosten en opleidingen en cursussen onder.

Noodzakelijkheidscriterium WKR

Er zijn bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, maar toch niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dit zijn vergoedingen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit zijn producten die nodig zijn voor het werk, zoals computers of onmisbaar gereedschap.

Nihilwaarderingen

Nihilwaarderingen zijn kosten die u nihil mag waarderen. Hierover wordt geen belasting betaald en ze gaan niet af van de vrije ruimte. Hierbij kunt u denken aan werkkleding, consumpties zoals koffie en thee en een fitnessruimte op de werkplek.

Vrije ruimte bepalen

Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van uw beschikbare vrije ruimte voordat u kerstpakketten gaat bestellen. U kunt de vrije ruimte uitrekenen door de totale loonsom tot €400.000 te vermenigvuldigen met 1,7%. Als de loonsom groter is dan €400.000, telt u bij dit bedrag nog 1,18% van het resterende loon op.

Rekenvoorbeelden:

Voorbeeld 1:

Bij een totale fiscale loon van €275.000 bedraagt de beschikbare vrije ruimte aan het begin van het jaar 275.000x1,7% = 4.675. U mag in 2022 dus €4.675 uitgaven aan kerstpakketten en andere vergoedingen voor het personeel.

Voorbeeld 2:

Bij een totale loonsom van €825.000 bedraagt de vrije ruimte 400.000x1,7% + (825.000 – 400.000)x1,18% = 6.800 + 5.015 = 11.815. U mag in 2022 dus €11.815 onbelast besteden aan kerstpakketten en andere vergoedingen binnen de WKR.

BTW en kerstpakketten

Er moet over geschenken en personeelsvoorzieningen omzetbelasting (BTW) betaald worden. De omzetbelasting kan slechts tot op bepaalde hoogte worden afgetrokken. Er geldt voor het kerstpakket dan ook een drempelwaarde van €227 exclusief BTW per ontvanger per boekjaar. De BTW mag u aftrekken wanneer de jaarlijkse uitgaven per werknemer niet hoger zijn dan dit drempelbedrag.

In tegenstelling tot de werkkostenregeling, werkt de omzetbelasting dus niet voor alle werknemers. U moet voor de BTW wel de uitgaven per werknemer bijhouden. Wanneer u voor sommige werknemers niet boven dit drempelbedrag bent uitgegaan en voor andere wel, hoeft u enkel omzetbelasting te betalen voor de kerstpakketten van de werknemers die over de drempelwaarde heen zijn.

De BTW-regels vergen dus meer administratie dan de WKR. Spreek daarom met uw accountant om ervoor te zorgen dat u precies weet wat u in 2022 kunt besteden aan kerstpakketten.