Een kerstpakket is een leuke manier om medewerkers te bedanken voor hun inzet gedurende het jaar. Bij het uitzoeken van een passend geschenk speelt niet alleen de inhoud een rol, maar ook de vraag welke fiscale regels van toepassing zijn. Als werkgever krijg je namelijk te maken met de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling bepaalt hoeveel je als werkgever onbelast aan je personeel kunt vergoeden of schenken.
Ook in 2026 gelden er vaste percentages voor de vrije ruimte. Maar hoe bereken je die ruimte, wat gebeurt er als je de grens overschrijdt en hoe houd je rekening met de kosten van kerstpakketten? Hieronder lees je waar je als werkgever op moet letten.
Met de werkkostenregeling kunnen werkgevers bepaalde vergoedingen, geschenken en voorzieningen aan medewerkers geven zonder dat daar direct loonheffing over betaald hoeft te worden. Een kerstpakket kan onder deze regeling vallen. Hiervoor moet de werkgever het geschenk wel op de juiste manier verwerken in de administratie.
De WKR kent een zogenoemde vrije ruimte. Dit is het deel van de fiscale loonsom dat je kunt gebruiken voor aangewezen vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers.
Voor 2026 gelden de volgende percentages:
2,00% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom.
1,18% over het gedeelte van de fiscale loonsom boven € 400.000.
Zolang het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de beschikbare vrije ruimte blijft, is hierover geen extra loonheffing verschuldigd. De ruimte is echter bedoeld voor alle aangewezen vergoedingen en geschenken samen. Je kunt deze dus niet volledig reserveren voor kerstpakketten als je gedurende het jaar ook andere uitgaven via de WKR hebt verwerkt.
Een kerstpakket kan belastingvrij worden verstrekt binnen de vrije ruimte van de WKR. Dat betekent niet dat ieder kerstpakket automatisch buiten de belasting valt. Het is afhankelijk van de totale fiscale ruimte die je als werkgever beschikbaar hebt en hoeveel daarvan al is benut.
Denk bijvoorbeeld aan andere geschenken voor medewerkers, bepaalde personeelsactiviteiten of vergoedingen die je in de vrije ruimte hebt ondergebracht. Deze uitgaven verminderen de ruimte die je nog overhoudt voor het eindejaarsgeschenk.
Wanneer de totale aangewezen kosten boven de vrije ruimte uitkomen, betaal je als werkgever over het overschrijdende bedrag 80% eindheffing. Dit is een extra belasting voor de werkgever.
Daarom is het verstandig om niet alleen naar de prijs van één kerstpakket te kijken. Ook de overige uitgaven die onder de WKR vallen, zijn van invloed op de uiteindelijke fiscale kosten. Een kerstpakket van € 50 kan binnen de beschikbare ruimte passen, maar bij een organisatie die de vrije ruimte al grotendeels heeft gebruikt, kan een overschrijding ontstaan.
Werkgevers vragen zich regelmatig af of er een maximaal bedrag geldt voor een kerstpakket. Binnen de WKR bestaat er geen algemeen maximumbedrag per medewerker dat voor iedere organisatie hetzelfde is. De beschikbare ruimte wordt namelijk berekend op basis van de fiscale loonsom en de overige aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.
Begin daarom met het vaststellen van de vrije ruimte voor 2026. Bekijk vervolgens welk deel daarvan al is gebruikt en welk bedrag nog beschikbaar is voor de kerstpakketten. Op basis daarvan kun je bepalen hoeveel je per medewerker wilt besteden.
Voor organisaties met veel medewerkers kan een klein prijsverschil per pakket al een behoorlijk effect hebben op het totale budget. Wanneer je bijvoorbeeld voor honderden medewerkers bestelt, loopt een extra bedrag van enkele euro's per persoon snel op. Door het budget vooraf vast te leggen, kun je gerichter zoeken naar pakketten die bij de organisatie en de beschikbare financiële ruimte passen.
De prijs van het kerstpakket is niet altijd het enige bedrag dat je in de begroting moet opnemen. Afhankelijk van de bestelling kunnen er aanvullende kosten ontstaan, bijvoorbeeld voor verzending, een persoonlijke boodschap, een kaart of een speciale verpakking.
Ook kan een organisatie ervoor kiezen om de kerstpakketten tijdens een gezamenlijke bijeenkomst of kerstborrel uit te delen. Houd bij het opstellen van het totale kerstbudget rekening met de kosten die daarbij horen.
Maak bij voorkeur vooraf een overzicht van de verwachte uitgaven. Zo zie je beter welk bedrag beschikbaar blijft voor de inhoud van de pakketten en voorkom je dat de uiteindelijke kosten hoger uitvallen dan gepland. Zeker bij grotere bestellingen is het handig om alle relevante kosten naast elkaar te zetten.
Naast de werkkostenregeling gelden er afzonderlijke regels voor de btw. Een kerstpakket wordt voor de btw-regels gezien als een personeelsvoorziening. De btw op zulke uitgaven is niet in alle situaties volledig aftrekbaar.
Voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken geldt een drempel van € 227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar. Wanneer de jaarlijkse uitgaven per persoon binnen deze grens blijven, mag de btw onder de geldende voorwaarden worden afgetrokken. Kom je boven het drempelbedrag uit, dan kan de aftrek van btw worden beperkt en kan een correctie nodig zijn.
Bij deze berekening kunnen ook andere geschenken en personeelsvoorzieningen meetellen. Kijk daarom niet uitsluitend naar de waarde van het kerstpakket, maar neem ook andere relevante uitgaven per medewerker mee.
Belangrijk is dat de btw-regels losstaan van de WKR. Het bedrag van € 227 is dus geen maximumbedrag voor een kerstpakket en staat ook niet gelijk aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor beide regelingen moet je afzonderlijk beoordelen welke regels op jouw organisatie van toepassing zijn.
Zodra duidelijk is welk bedrag je wilt besteden, kun je beginnen met het vergelijken van kerstpakketten. Daarbij kun je rekening houden met de interesses van medewerkers, de gewenste uitstraling en het bedrag dat je per persoon beschikbaar hebt.
Bij Kerstpakketten Idee vind je kerstpakketten in verschillende prijsklassen en met uiteenlopende thema's. Daardoor kun je zoeken naar een geschenk dat aansluit bij de organisatie, zonder het vooraf vastgestelde budget uit het oog te verliezen.
Het helpt om vooraf te bepalen wat je belangrijk vindt. Wil je bijvoorbeeld een pakket met lekkernijen, een combinatie van eten en drinken of juist een geschenk met praktische producten? Door je wensen op een rij te zetten, wordt het makkelijker om de beschikbare mogelijkheden te vergelijken.
Soms sluit een standaard kerstpakket niet helemaal aan bij wat je als organisatie zoekt. Misschien wil je bepaalde producten toevoegen, een eigen thema samenstellen of de inhoud laten aansluiten bij de waarden en uitstraling van het bedrijf
In dat geval is een kerstpakket op maat een mogelijkheid. Hierbij kun je de inhoud afstemmen op je wensen en het budget dat je beschikbaar hebt. Zo ontstaat een kerstgeschenk dat beter past bij de organisatie en de medewerkers.
Een andere optie is een keuzeconcept. Hierbij krijgen medewerkers de mogelijkheid om zelf een cadeau te selecteren binnen een vooraf vastgesteld budget. Dat kan via een speciale webshop met een eigen uitstraling of huisstijl. Medewerkers ontvangen een persoonlijke link of inlogcode en kiezen vervolgens een geschenk uit het beschikbare aanbod.
Het voordeel van deze aanpak is dat medewerkers meer invloed hebben op hun eigen kerstgeschenk. De ene medewerker kiest bijvoorbeeld voor een pakket met lekkernijen, terwijl een ander liever een woonaccessoire, wellnessproduct of ander cadeau ontvangt. Zo kun je binnen één regeling rekening houden met verschillende voorkeuren.
Welke vorm je ook kiest, het blijft verstandig om het totale budget vooraf vast te stellen en de fiscale verwerking mee te nemen in de planning.
Omdat de fiscale situatie per organisatie verschilt, is het verstandig om de WKR niet pas aan het einde van het jaar te bekijken. Controleer hoeveel vrije ruimte er in 2026 beschikbaar is en welke vergoedingen en verstrekkingen daar al van afgaan. Neem ook de btw-regels mee in je administratie.
Twijfel je over de toepassing van de WKR of de btw-aftrek? Overleg dan met je boekhouder of belastingadviseur. Die kan rekening houden met de specifieke situatie van je organisatie en beoordelen hoe de kerstpakketten fiscaal verwerkt moeten worden.
Wil je je medewerkers aan het einde van het jaar verrassen met een kerstpakket? Bepaal dan eerst het aantal pakketten en het budget per medewerker. Met die informatie kun je gericht het assortiment bekijken en een geschenk kiezen dat bij je organisatie past.
Op Kerstpakket Online vind je diverse kerstgeschenken voor verschillende budgetten en voorkeuren. Heb je specifieke wensen of wil je een groter aantal pakketten laten samenstellen? Dan kun je informeren naar de mogelijkheden voor maatwerk.
Door je budget, de fiscale regels en je wensen op tijd op elkaar af te stemmen, maak je het makkelijker om een passend kerstgeschenk te kiezen en de bestelling goed voor te bereiden.
